経理業務に欠かせないのが、会計ソフトです。
近年では従来の会計ソフトではなく、クラウド会計を導入する企業も増えています。
クラウド会計と従来の会計ソフトは、どういった点が違うのでしょうか。
本記事では、クラウド会計とは何かについてご説明した上で、従来の会計ソフトとの違いを解説します。
また、クラウド会計のメリットやデメリットについてもご紹介しています。
クラウド会計を導入するかどうかを検討する際の参考になれば幸いです。
このページの目次
クラウド会計ソフトとは？従来の会計ソフトとは何が違う？
クラウド会計ソフトとは、クラウドサービスを利用して、インターネット上のサーバにデータを保存する会計ツールのことです。
端的にいうと、インターネット上で会計処理ができるサービスです。
「クラウド」とは英語で「雲」を意味しており、インターネット上のサーバを雲に例えて命名されたともいわれています。
従来の会計ソフトは、ソフトウェアを購入した後、パソコンにソフトをインストールして使用するものでした。
というのは、これまでの会計ソフトは店頭で購入するか、オンラインショップからダウンロードするもので、使用するにはパソコンにソフトをインストールし、パソコンにデータを保存する必要があったからです。
また、従来の会計ソフトでは、パソコンが故障すると保存していたデータが消えてしまったり、バックアップしたデータがあっても復元に時間がかかったりすることもありました。
しかし、クラウド会計ソフトであれば、パソコンが故障してもデータは消えることなく安全に保存されており、IDとパスワードさえあれば、他のパソコンからでもデータにアクセスできます。
パソコンにソフトをインストールする必要がなく、インターネット環境さえあれば場所や時間を問わずに利用できる点が、従来の会計ソフトとの大きな違いといえるでしょう。
クラウド会計のメリット
クラウド会計のメリットを解説する前に、従来のソフト会計の大変だった点をカバーできているという意味で、最初に従来の会計ソフトの不便な点をご紹介します。
従来のソフト会計には、以下のような扱いにくい点がありました。
- ソフトがインストールされたパソコンでないと会計処理ができない
- 使用できるOSが限られており、対応していないソフトもある
- 年1回のアップデートが必要
- 支払いがパッケージ単位で、ソフト自体が高額
- 操作が難解で、ソフトの知識が必要
- 預金取引などの処理が手作業のため、業務効率が悪い
- 会計グラフレポート等が作成できない
一方、クラウド会計には、以下のようなメリットがあります。
パソコン、スマホ、タブレットでも利用でき、いつでもどこでも会計処理ができる
サーバにバックアップがあるクラウドを利用しているため、インターネットに接続できる環境なら、パソコンはもちろんスマホやタブレットで場所や時間を問わず会計作業ができます。
オフィスだけでなく、支店や出張先といった出先でも利用できるため、シチュエーションに合わせた働き方も可能です。
各種自動対応機能がある
決算書や確定申告に必要な書類を自動作成する機能や、科目の自動仕訳機能などを備え、作業効率が大幅に向上します。
また、オンラインバンキングによるクレジットカード情報や銀行振込・入出金明細の自動取得ができ、入力の手間と時間を削減できます。
メンテナンスが簡単
自動アップデートと無料のバージョンアップが提供され、メンテンナンスが簡単です。
従来の会計ソフトのようにアップデートが不要で、税率や社会保険料率などの変更にも常に対応しています。
経理に詳しくなくても扱える
クラウド会計は、簿記にあまり詳しくない方でも使いやすいソフトとなっています。
ヘルプ機能やサポート機能も充実しているため、専門用語が分からなくてもスムーズに作業を進められるでしょう。
他のサービスと連携できる
クラウド会計は、クラウド型のPOSレジや請求システムなどと連携できます。
この連携によってPOSレジや請求システムのデータから売上を計上でき、売上の計上漏れや金額の誤差をなくせるため、業務の効率化につながります。
複数人で使用できる
データがクラウド上で一元管理されるため、メインで経理担当者がクラウド会計を利用していても、管理職がいつでもデータをチェックできるなど、複数人で使用できます。
さらに、顧問税理士も常に最新のデータをチェックできるため、会計データをやり取りする必要がなくなります。
これにより、税理士と経営者のコミュニケーションもよりスムーズになるでしょう。
クラウド会計のデメリット
クラウド会計のデメリットには、ランニングコストがかかることが挙げられます。
クラウド会計は、月額プランか年額プランが一般的な契約方法です。
そのため、解約しない限りランニングコストがかかり続けます。
また、複数の会社を経営している場合では、会社ごとに費用が発生します。
ほかに、クラウド会計のデメリットといわれているのは、会計ソフトとしての動きが遅い点です。
というのは、クラウド会計はマウスで入力することが多いため時間がかかる場合があり、インターネットの接続環境によっては画面切り替えにタイムラグがあるからです。
マウスの多用や、画面変更に時間がかかることにより、処理が遅いと感じる場合もあるでしょう。
なぜ税理士事務所はこれからクラウド会計と向き合うべきか？
税理士事務所がクラウド会計ソフトを導入するメリットは、単に会計業務の効率化だけに留まりません。実は、クラウド会計の導入は、顧客サービスの向上や経営戦略の策定にも大きく貢献すると言えます。ここでは、クラウド会計が税理士事務所にもたらす具体的なメリットについても紹介いたします。
リアルタイムでの財務分析
クラウド会計ソフトを使用することで、税理士はリアルタイムで顧客の財務データにアクセスできるようになります。これにより、税理士と顧客との間で、迅速かつ効果的なコミュニケーションが可能になり、財務の健全性の維持や経営上の問題点の早期発見につながります。
経営コンサルティングの強化
また、経営者に対してより価値の高い経営コンサルティングサービスを提供するためには、最新のデータに基づくアドバイスが不可欠です。クラウド会計を利用することで、経営者に対してより具体的で実行可能な提案が可能となり、税理士の役割は単なる税務処理のエキスパートから経営のパートナーへとシフトします。
コンプライアンスの強化
税法や会計基準は絶えず変化しており、税理士は常に最新の情報を把握し、それに基づいた正確な申告やアドバイスを行う必要があります。クラウド会計ソフトは自動でアップデートされるため、税理士は法律の変更に迅速に対応することが可能となります。
顧客とのデータ共有
従来の会計ソフトを使用する際には、顧客からの資料受け取り、データ入力、確認といったプロセスが必要でしたが、クラウド会計では顧客が直接データをシステムに入力することが可能です。これにより、データのやり取りが容易になり、ヒューマンエラーのリスクも低減されます。
セキュリティの向上
クラウド会計ソフトは、データをクラウド上に保存するため、パソコンの故障や災害によるデータ損失のリスクが大幅に低下します。さらに、高度なセキュリティ対策を講じたクラウドサービスは、顧客データの安全性を確保するためにも非常に有効です。
業務の自動化と効率化
クラウド会計ソフトは、仕訳入力から決算書の作成まで、多くのプロセスを自動化することができます。これにより、税理士はルーチンワークから解放され、より専門的なサービス提供に集中することができるようになります。
環境への配慮
紙ベースの会計からデジタル化への移行は、印刷や郵送による環境負荷の削減にも繋がります。これはエコフレンドリーな経営を目指す事務所にとって重要な要素となります。
このように、税理士事務所がクラウド会計ソフトを導入することは、業務効率の向上だけでなく、セキュリティの確保、環境保護、顧客サービスの質の向上にも寄与します。
まとめ
クラウド会計ソフトは、ソフトのインストールが不要でメンテナンスにも手間がかからず、常に最新の情報をリアルタイムで税理士と共有できるといったメリットがあるため、税理士事務所や企業などでも普及が進んでいます。
税理士と円滑にコミュニケーションをおこないたい場合にも、クラウド会計は有効なツールとなるでしょう。
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