勘定科目はなにを選択すればいい？判断方法の一例をお伝えします

2022/08/11

山本聡一郎税理士事務所の経理2年生の牧田です。
前回のコラム冒頭にて宣言（？）した通り、年末調整と確定申告シーズンを無事乗り越え、会計2年生へとランクアップすることができました！
昨年の自分と比べ、できることは少し増えてきたと感じますが、それでもまだ、基本的なことでも「あれ？この場合はどうすればいいんだっけ？」と疑問にぶつかることは多々あります。
今回は、私が税理士事務所に入りたての時に一番迷ったと言っても過言ではないテーマ、「勘定科目の選択」についてお伝えします。

このページの目次

今さら聞けない勘定科目とは？

　まず基本的なところとして、「勘定科目とは？」という点から触れていきます。
　勘定科目とはズバリ、事業の取引で発生するお金の流れについて「何に使ったのか」「なぜ入金があったのか」と表すための「見出し」のようなもので、入金や出金を分かりやすくシンプルに記録し、整理するための科目です。
　具体的な例を挙げると、「接待交際費」「旅費交通費」「水道光熱費」「通信費」などが挙げられます。

使用すべき勘定科目は決められているの？

　勘定科目は全ての会社や個人事業主が全く同じものを使っているのではありません。
　一定の仕訳ルールに則れば自由に設定することが可能です。
　ですが、個人事業主の場合は、確定申告時に提出する青色申告決算書（青色申告の場合）・収支内訳書（白色申告の場合）といった書類を作成する際に、「特定の勘定科目」ごとに費用を記入する必要があります。そのため、それらをそのまま使用する方がほとんどです。
　ちなみに、法人決算で作成する決算報告書にはその期で使用したほぼ全ての勘定科目が載ります。
ですが、法人でも個人事業主であっても、よく使用される勘定科目は類似してくることが多いため、以下に挙げる科目を中心に採用した上で、必要に応じてアレンジを加えるのがよいでしょう。

書類に記載する必要のある勘定科目とは？

では、青色申告決算書や収支内訳書に載る「特定の勘定科目」には、なにがあるのか見ていきましょう。
　上でお伝えした通り、法人の場合でも一般的に広く使用される勘定科目となりますので、法人の会計担当者の方でも参考にしていただけます。
　ここでは売上や仕入金額などの売上原価は省き、経費に分類される出金の項目を解説していきます。

一般的によく使われる勘定科目とは？

　書類に記載する必要のある勘定科目に加えて、他にも一般的によく使用されている勘定科目があります。
　こちらについても、一覧でざっと解説します。

租税公課	固定資産税や自動車税などの税金や、収入印紙・証紙の購入代金
荷造運賃	商品を顧客に発送する際の荷造費用や運賃
水道光熱費	事業で使用する自宅や事務所で発生した水道代や電気代、ガス代の料金
旅費交通費	電車賃や高速道路の通行料金、バス代、宿泊費
通信費	電話代や携帯電話の料金、インターネット関連費、手紙などの郵送料や切手代
接待交際費	打ち合わせ時の飲食代や開店祝いなど、事業を営む上で必要と認められる接待費用
減価償却費	原則、10万円以上で1年以上使用する予定の備品などの購入代金を数年にかけて費用計上するための勘定科目
広告宣伝費	新聞やテレビCM、ネット広告の宣伝費用、広告グッズの費用
外注工賃	外部の業者に仕事を発注した際に払う手間賃や下請け賃料
修繕費	店舗や事務所、自動車や機械の修理の際にかかった費用

仕訳ルールは事業形態や規模によって変わることもある？具体例の紹介

　「うちの仕訳ルールと説明の内容が微妙に違うんだけど・・・」
「もっと細かく、いくつかの勘定科目に分けて処理してるけど・・・」
という方、ご安心ください！
　必ずしもこの説明通りに仕訳しなければダメ、ということはありません。以下に具体例を挙げますので、参考にしてみてください。

①ガソリン代を車両費とせず、旅費交通費に入れている

問題ありません。
ただ、電車やバスといった公共交通機関を多く利用する場合は「旅費交通費」に仕訳するケースが多いので、ガソリン代もそちらに分けてしまうと、旅費交通費の仕訳の量が増えます。
そのため、例えば「月ごとでガソリン代をいくら使っているのか一目で把握したい」という場合に、実態が分かりづらくなってしまう可能性があります。
そのため、
○公共交通機関の移動代は旅費交通費
○ガソリン代は車両費
といったルールを作って仕訳を行っておけば、かかった費用の把握がしやすくなるほか、もし交通手段が大きく変わった時にも金額の変化が分かりやすくなります。

②文房具は消耗品費ではなく、事務用品費で仕訳している

　こちらも問題ありません。
　オフィスなどを構えており、業務で頻繁に文房具を使うといった事業形態であれば、
○ゴミ袋や清掃用具などの日用雑貨は消耗品費
○ボールペンやコピー用紙などの文房具は事務用品費
などと分けておくと、支出管理が行いやすいでしょう。

③諸会費はあまり出てこない仕訳なので、全て雑費で処理している

　雑費の扱い方については少し注意が必要です。次回以降のコラムで細かくご説明したいと思いますが、原則は金額が大きくなく、定期的に費用が発生していないのであれば雑費でも問題ないでしょう。
　毎月定期的に発生する費用であれば、雑費ではなく他の勘定科目に入れた方が把握しやすくなります。

　説明した勘定科目の仕訳ルールはあくまで一例であり、それぞれの事業内容や規模によって最適な方法が変わることもあります。
　インターネットで検索すると、「〇〇代は原則〇〇に仕訳する！」と言い切っているサイトも多く出てきますが、必ずしもそれがご自身の事業にとって最適な仕訳の方法であるとは限りません。
　ぜひ、一つだけではなく複数のサイトをご覧になり、他の会社・個人事業主がどのようなルールでその勘定科目を採用しているか、その上で自分の事業にはどのような仕訳方法が一番合っているのかを、一つずつ確認していただくことをオススメします。

勘定科目は意外と奥深い・・・困った際は、ぜひ弊所におまかせください！

　勘定科目の振り分けは、「この出費にはこの勘定科目を使う！」と一度決めてしまえば、あとは決めたルールに従って仕訳をするだけなので楽ではありますが、そのルールを決めるまでが大変です。インターネットで色々調べているうちに、どのように分けるのが最適なのか分からなくなってきた・・・という声もよく耳にします。
　そんな意外と奥深い勘定科目の世界。仕訳方法で悩んでしまったら、ぜひ山本聡一郎税理士事務所にお問い合わせください！
　多くの会社・個人事業主様が採用している仕訳ルールをベースに、あなたの事業内容や規模に応じて柔軟に対応し、分かりやすく管理のしやすい会計処理をご提案させていただきます。
　法人・個人事業主の方、また開業を考えているという方も、お困りの際はぜひお問い合わせください！